ТРУДОВІ АРХІВИ ПОЛТАВЩИНИ

 Внаслідок переходу економіки незалежної України до ринкових відносин, розвитку процесів приватизації на Полтавщині створена велика кількість нових підприємств недержавної форми власності. Значна частина новоутворених організацій мали короткочасний термін існування. Причини цього є типовими: банкрутство, нерентабельність або виконання ролі, поставленої замовником. У тривалому процесі переходу економіки від командно-адміністративної до ринкової відбувається закриття або реорганізація підприємств державної та комунальної власності. Активно реформувався аграрний сектор Полтавщини, а саме: на базі понад 500 колишніх колективних сільськогосподарських підприємств були створені агрофірми, відкриті акціонерні товариства, фермерські господарства, які переважно не були правонаступниками ліквідованих колгоспів та КСП. 

 Як правило, у більшості таких підприємств, установ, організацій не створюються документальні джерела, що мають наукову, історико-культурну цінність та підлягають включенню до Національного архівного фонду. Але у кожного подібного фондоутворювача накопичувались документи соціально-правового характеру, необхідні для підтвердження трудового стажу, заробітної плати працюючих громадян, а також правильності сплати податків та інших обов’язкових платежів.

 Оскільки зазначені документи не є профільними для державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а в умовах суттєвої нестачі площ архівосховищ вони були не в змозі виконувати функції комплектування та організації довідкової роботи за документами з особового складу, Державний архів Полтавської області почав наполегливо працювати над розв’язанням цієї проблеми. 

 Перша спроба вирішити питання забезпечення збереженості документів з особового складу суб’єктів підприємництва, що ліквідуються без правонаступників, була зафіксована у Плані заходів з удосконалення архівної справи в області, затвердженому рішенням виконавчого комітету Полтавської обласної Ради народних депутатів від 31 січня 1995 року №8.

 За відсутності нормативно - правової бази, яка б дозволила оперативно вирішити питання забезпечення збереженості документів з особового складу ліквідованих установ, підприємств, організацій області, архівісти скористалися рекомендаційним листом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 14.08.1996 року №02-513 у якому були подані роз’яснення щодо створення при райдержадміністраціях та виконкомах міських рад окремих архівів для приймання і використання документів тимчасового зберігання та з особового складу. 

 Перші трудові архіви були створені у Полтаві, Кременчуці. Лубнах та Миргороді.

 Розпорядження голови Полтавської обласної державної адміністрації від 23 липня 1997 року №283 «Про забезпечення зберігання документів підприємств, установ, організацій різних форм власності, що ліквідуються без правонаступника» та рішення колегії Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 17 червня 1998 року «Про архівні підрозділи для зберігання документів з особового складу підприємств, установ, організацій» дало поштовх для організації аналогічних архівних підрозділів у Кобеляцькому, Козельщинському районах та місті Комсомольську.  

 Активно мережа трудових архівів в області почала створюватися після прийняття Верховною Радою України 13 грудня 2001 року Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», який визначив, що місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування повинні створювати архівні установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території (району, міста) та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.  

 З метою реалізації зазначеної вище норми Закону Державний архів Полтавської області здійснив низку організаційно-методичних заходів: подавав пропозиції щодо створення трудових архівів як до обласної державної адміністрації, так і до районних державних адміністрацій, міських, районних та селищних рад; підготував "Методичні рекомендації щодо організації забезпечення збереженості, обліку, експертизи цінності, науково-технічного опрацювання, використання документів, що зберігаються у трудовому архіві»; проблеми створення трудових архівів заслуховувались на колегії держархіву області, а інформації надсилались на розгляд до обласної державної адміністрації; систематично надавалась практична допомога в організації зазначених вище архівних установ.

 Нині в області діє 30 архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, із них 5 створено при міських радах, 19 – при районних радах, 5 – при райдержадміністраціях, 1 – при селищній раді, а їх фінансування здійснюється як з державного бюджету, так і за рахунок коштів місцевих бюджетів. 14 трудових архівів мають статус юридичних осіб. 

Вирішено низку питань щодо матеріально-технічного забезпечення трудових архівів: виділені та обладнані приміщення (загальна площа архівосховищ становить близько 1500 кв. м.), придбані оргтехніка та меблі. 

Станом на 01.06.2008 року від ліквідованих підприємств, установ, організацій прийнято 254 126 справ з особового складу. 

  Трудові архіви згідно із заявами громадян та запитами установ надають довідки соціально-правового характеру для нарахування та перерахування пенсії за віком, про підтвердження трудового стажу, шкідливі умови праці, травматизм на виробництві та ін. Вони також проводять експертизу цінності документів, впорядковують їх, створюють облікові та інформаційно-пошукові бази даних.